IMG Numeri on aastakümneid tegelenud ettevõtete raamatupidamise korraldamisega. Kui peaksime vastama küsimusele, mis selle töö juures kõige enam peavalu valmistab, siis on selleks kahtlemata kviitungid. Needsamad kviitungid, mille summad pole enamasti suured ja mis ikka ja jälle ära kaovad, kogemata ära visatakse või teksapükste taskus pesumasinasse lähevad. Ent kui raha on ettevõtte kontolt või kassast välja läinud ning meil pole võimalik seda õigele kulureale märkida, siis numbreid klappima ei saa. Kviitungite puudumisel oleme sunnitud väljamaksed ettevõtte omaniku tuluks märkima, millelt tuleb maksta tulumaks ning teadagi ei tee see ettevõtte omanikule just kuigi palju rõõmu.
Sellele laialt levinud probleemile on aktiivselt asunud lahendust otsima raamatupidamise valdkonnas tegutsev idufirma Wizard Finance. Nende eesmärgiks on välja arendada lihtne ja käepärane viis kviitungite digiteerimiseks ning ettevõtte raamatupidajale edastamiseks. See muudab raamatupidajate elu oluliselt stressivabamaks, sest kviitungeid saab mugavalt õigele inimesele saata veel enne, kui see taskusse või rahakoti vahele pistetakse. Ei mingit tšekkide, kviitungite, kuluaruannete ja lähetustega seotud paberitega sekeldamist. Ära jäävad nii kõrged paberihunnikud kui tüütud helistamised ja kirjavahetused kviitungite leidmise ja koopiate tellimise teemal. Sellele kulunud aja võib aga rahulikult oma põhitegevusele pühendada.
Wizard Finance’i teenus koosneb kahest osast – kviitungite edastamiseks mõeldud mobiilirakendusest ning raamatupidajale nende haldamiseks loodud veebikeskonnast. Kui ettevõte on Wizard Finance’iga liitunud, käib kviitungi edastamise protseduur järgmiselt:
• kviitungi saanud töötaja siseneb oma Google’i kontoga Wizard Finance’i keskkonna töölauale,
• teeb telefoniga kviitungist foto,
• määrab paari klikiga kululiigi ja makseviisi ning lisab soovi korral täpsustava kommentaari,
• mobiilirakendus saadab foto kviitungist raamatupidajale, kes näeb veebikeskkonnas kõiki kviitungilt automaatselt digitaliseeritud andmeid
Otse loomulikult on raamatupidajal võimalik kviitungeid vastavalt vajadusele sorteerida, neid e-arveteks muuta või Exceli tabelina alla laadida. Raamatupidaja omab reeglina täit ülevaadet töötajate kohta, kellel on õigus kviitungeid esitada ning vajadusel saab ta sobimatud kuludokumendid kustutada ja hüvitamiseks esitada.
Wizard Finance’i kasutuselevõtuga vabaneb raamatupidaja kuni seitsme aasta vanustest paberivirnadest oma laual. Ja kui keegi peakski mõnda konkreetset kviitungit näha soovima, siis ei võta selle leidmine enam tervet tööpäeva, vaid mõne sekundi. Kindlasti mõjub positiivselt ka teadmine, et paberivaba asjaajamine aitab hoida loodust ning muudab ettevõtte tööprotsessi lihtsamini hallatavaks.
Lisainfot teenuse kohta saate IMG Numerist või Wizard Finance’i kodulehelt http://tsekk.ee/ .